ایجاد خودکار فهرست مطالب در Word

ارسال شده توسط مهدی گلچین در ۲۱ تیر, ۱۳۸۷ ساعت ۰۷:۴۰

تمام مقاله ها و کتاب هایی که برای انتشار به صورت رسمی یا غیررسمی آماده می شوند، دارای فهرست مطالب هستند. یک فهرست شامل عنوان بخش ها، فصل ها و زیر عنوان ها می باشد که شماره صفحه های ارجاع آن ها در جلوی هر عنوان درج شده است.
اغلب کسانی که از نرم افزار Word برای نوشتن مقالات و کتاب های خود استفاده می کنند، در پایان کار فهرست مطالب را به صورت دستی درج می کنند.
درج کردن فهرست به صورت دستی این اشکال را دارد که اگر به هر دلیلی مثل تغییر اندازه قلم، تغییر محل فصل ها و … متون جا به جا شوند، فهرست مطالب به روز نشده و کاربر باید مجدد اقدام به درج فهرست نماید.
این کار وقت زیادی را از کاربر تلف می کند مخصوصا اگر تعداد صفحه های مطلب تهیه شده زیاد باشد.
یکی از قابلیت های برنامه Word ایجاد فهرست خودکار می باشد.

برای آموزش چگونگی درج خودکار فهرست مطالب در ادامه مطلب با ما باشید.

این قابلیت به نام Tables of Contents یا TOC در Word قرار داده شده است.
Word به راحتی می تواند از عنوان های سند فهرست تهیه کرده و به همراه شماره صفحه در محلی که می خواهید قرار دهد. این فهرست همیشه قابل بروز رسانی است.
ایجاد فهرست محتویات:
Tables of Contents می تواند فهرست را بر اساس عنوان های یک سند ایجاد کند. این نکته را در نظر داشته باشید که Word می تواند تا 9 عنوان و زیر عنوان را پشتیبانی کند.
پس ابتدا باید عناوین و زیرعناوین سند را با استفاده از سبک های توکار Heading 1 تا Heading 9 قالب بندی کنید. برای این کار اشاره گر را در عنوان مورد نظر قرار داده و روی دکمه Style در نوار ابزار قالب بندی کلیک کنید و بسته به سطح عنوان یکی از سبک های Heading 1 تا Heading 9 را انتخاب کنید.

بعد از عنوان بندی سند برای آن که فهرست محتویات در اولین صفحه سند قرار بگیرد باید یک صفحه خالی در بالای تمام صفحه ها ایجاد کنید. برای این به اولین صفحه سند رفته و با زدن کلید Ctrl + Enter یک صفحه خالی درج کنید، حالا به ابتدای صفحه خالی جدید بروید.
منوی Insert را باز کرده و بعد از قرار دادن اشاره گر روی گزینه Reference فرمان Index and Tables را انتخاب کنید و در کادری که باز می شود سربرگ Tables of Contents را فعال کنید.

این کادر دو ناحیه Preview دارد، بخش Print Preview پیش نمایش فهرست مطالب برای چاپ می باشد و کادر Web Preview پیش نمایش فهرست مطالب برای صفحه های وب.
فعال بودن گزینه Show page numbers باعث درج شماره صفحه ها در فهرست می شود.
علامت داشتن گزینه Right align page numbers شماره ها را در مقابل فهرست ها قرار می دهد و غیرفعال کردن آن باعث می شود شماره هر فهرست در جلوی آن درج شود.
در کادر Tab leader می توانید یک Leader برای فاصله بین فهرست و شماره آن انتخاب کنید.
کادر Format شامل چندین قالب برای پیکربندی فهرست است.
کادر Show levels تعداد زیرعنوان هایی که در فهرست شرکت می کنند را تعیین می کند. یک فهرست می تواند تا 9 زیرعنوان را داشته باشد.
بعد از تنظیم های مورد نیاز روی دکمه Ok کلیک کنید تا فهرست محتویات در محلی که تعیین کرده اید درج شود.
بروز رسانی فهرست محتویات:
بعد از درج فهرست محتویات اگر عنوانی یا زیرعنوانی را به سند اضافه یا از آن حذف کرده اید یا تغییر در صفحه های سند داده اید، باید فهرست محتویات را بروز رسانی کنید.
برای بروز رسانی روی فهرست راست کلیک کرده و Update Field را انتخاب کنید، با اجرای این فرمان کادری به نام Update Table of Contents باز می شود.

این کادر دو انتخاب دارد:
Update page numbers only: فقط شماره صفحه های فهرست محتویات را بروز رسانی می کند.
Update entire table: همه محتویات فهرست را بروز رسانی می کند.

موفق باشید
تا بعد

می توانید سند تمرین را از اینجا دانلود کرده و بعد از قالب بندی عناوین، اقدام به ایجاد فهرست مطالب کنید.

مربوط به اخبار كامپيوتر و اينترنت | ۱۰ نظر »